おかげさまで会員は順調に伸び、2 年半でのべ 150 名ほどの会員様が集まりました。
そこで、課題となってくるのがやはり、会員管理・会費回収(売上管理)・スケジュール管理です。
生徒様が通いやすいように、レッスンの振替や時間変更などかなり融通をきかせて対応しておりました。
その柔軟性が人気の秘密でもあったのですが、会員様が増えるにつれ、運営がとても大変になってきました。
嬉しい悲鳴ではあるのですが、ほぼ 1 人~2 人の少人数で対応していましたので、
毎日の業務処理だけでかなりの時間と労力を要することとなってきました。
レッスンの準備やカルテ記入、教材の仕入れやテキストの整備、経理処理などを考えると、毎日 1 日 2~3時間以上、レッスン以外の時間を使っていました。
レッスンが 20 時に終わってから、ひたすらレッスン内容の整理や準備、スケジュールの管理など、毎晩 22時~23 時まで、教室で 1 人残り、作業をしておりました。
フランチャイズシステムにも、もちろん、会員管理・会費回収・売上管理・スケジュール管理などの管理ができるクラウド型のスクール管理システムはあったのですが、従来のフランチャイズのシステムとは大幅にシステム(講座や月謝回収モデル)を変えたので、提供された管理システムでは、自店舗のやりたいことをうまく反映できず、本当に苦労しておりました。
特に月末は業務に忙殺され、休み返上で対応することもままありました。
最近はクラウドサービスも多様なものが出てきておりますが、具体的には、以下のような問題点がありました。